Lunch&Learn: Vortrag zu agilen Unternehmen mit besonderem Fokus auf Kanban

Zu unserem diesjährigen und auch letzten Lunch & Learn im Jahr 2017 hatten wir den Berater David Schmithüsen bei uns im Hause zu Gast, der uns zum Thema Kanban informierte. Mit einer rhetorischen Frage zu Beginn lenkte David Schmithüsen direkt die volle Aufmerksamkeit auf das Thema: „Kanban – Mehr als nur bunte Zettel und Whiteboards?“

Zunächst stellte er die agile Softwareentwicklung vor und gab uns einen kurzen Einblick in die eigentliche Entstehung Kanbans. 

Kanban wird in Unternehmen zur Organisation und Darstellung von Prozessen verwendet. Es kann im einfachen Sinne mithilfe von kleinen bunten Zetteln auf einem (physischen) Board visualisiert werden.
Es ist für jeden Mitarbeiter greifbar und jeder Zeit zugänglich. Kanban ist aber auch ein Tool, das zur kontinuierlichen Verbesserung beiträgt.
Es zeigt, dass ein aktives Miteinander zu guten Ideen und auch großen Fortschritten führen kann.

Grundlegenden Prinzipien

Diese vier grundlegenden Prinzipien zeigen, wie eine sogenannte Verbesserung gemeinsam erreicht werden:

  1. Beginne mit dem, wie es heute gemacht wird
  2. Strebe nach gemeinsamer, inkrementeller und evolutionärer Verbesserung
  3. Respektiere anfangs alle aktuelle Rollen, Verantwortlichkeiten im Titel
  4. Fördere Führung auf allen Ebenen, denn Führung beruht auf Gegenseitigkeit!

Jedoch muss Verbesserung nicht zwangsläufig Änderungen mit sich bringen. „Alte Dinge die sich bewährt haben müssen nicht zwangsläufig geändert werden, wenn sie funktionieren“ stellte David Schmithüsen immer wieder deutlich dar.

Vorgehensweise in der Praxis

Die grundlegenden Prinzipien sind bei Kanban strukturiert angelegt. Auch die Vorgehensweise in der Praxis ist klar geordnet und sieht bestimmte und elementare Praktiken vor:

  1. Visualisiere den Ablauf der Arbeit (z.B. mit bunten kleinen Zettel)
  2. Limitiere die angefangene Arbeit
  3. Steuere den Fluss der Arbeit
    Kanban schaut nicht auf die Person, sondern darauf, dass die Aufgaben gleichzeitig durch das Unternehmen fließen und sich „kein Stau“ bildet
  4. Mache Regeln explizit
  5. Implementiere Feedbackschleifen (tägliches Feedbackmeeting, klassische Gespräche)
    Nicht nur über Projekte reden, sondern auch über Arbeitsweisen
  6. Verbessert gemeinsam, benutzt euren gesunden Menschenverstand
    Fachliche Änderungen über Hierarchien hinaus besprechen

Diskussionsrunde: anloge oder digitale Boards?

In der anschließenden Fragerunde wurden weitere Details besprochen.
Der Referent machte noch einmal darauf aufmerksam, dass Kanban alleine Probleme nicht komplett lösen kann. Die Methoden sollen helfen, Probleme besser zu sehen und zu erkennen und diese dann früh genug angehen zu können.
Durch die verschiedenen Boards wird nicht nur der Visualisierungsprozess stark unterstützt. Es wird ebenfalls ein Verantwortlicher für das Board benötigt, der über die Visualisierung vornimmt, mit den anderen Bereichen kommuniziert, der die richtigen Fragen gestellt bekommt und aufnimmt. Diese gemeinsame Weiterentwicklung am und im Board ist ein großer, kreativer Prozess.
David Schmithüsens Anregung über die Verwendung eines anlogen oder digitalen Boards regte eine erneute Diskussionsrunde mit den Mitarbeitern an. Die Idee fand Anklang und es wurde gemeinsam abgewägt was optimal für das Unternehmen wäre.

Schmithüsen fasste als Fazit zusammen, dass ein analoges Board eine viel effektivere Wirkung beim Menschen hat als ein elektronisches. Letzteres hat demgegenüber den Vorzug, dass Statistiken besser erfassbar sind. Der Referent empfiehlt zunächst mit einem physischen, also einem analogen Board zu starten.

Kanban bietet eine flexible Bandbreite für Organisationen und kann beliebig an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden. Ein gemeinsames Arbeiten über die Hierarchiestufen hinaus ist bei diesem Prinzip elementar. Wenn nicht zusammen kommuniziert und gearbeitet wird, entsteht ein Arbeitsstau und das Kanban-Prinzip kann seine Wirkung nicht entfalten.

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