Im November  veranstaltete der deutsche Fachverband für Messen und Ausstellung Fama e.V. seine Herbsttagung in Chemnitz und widmete sich dem Megathema Digitalisierung des Messewesens. Dabei tauschten sich am 28. und 29. November Branchenkenner über die Zukunft von Messen aus. Wie schon zur FAMA-Herbsttagung im vergangenen Jahr unterstützte dimedis die Veranstaltung und nahm mit FairMate an der Fachtagung teil.  dimedis-Gründer und Geschäftsführer Wilhelm Halling skizzierte in einem Impulsvortrag die Herausforderungen der Digitalisierung.

Messevertreter diskutieren in Chemnitz die Herausforderung durch die Digitalisierung (Quelle: FAMA)

Digitalisierung des Messewesens

dimedis-Gründer und Geschäftsführer Wilhelm Halling skizzierte in einem Impulsvortrag die Herausforderungen der Digitalisierung, die Messen zu meistern haben.

Halling erinnerte mit einem Rückblick auf den Beginn der 2000er Jahre, dass Online-Ticket Shops damals noch eine absolute Seltenheit waren. Und aus heutiger Sicht eigentlich auch keine richtigen Shops. Die Besucher bestellten ihre Tickets zwar online, versendet wurden aber in der Regel physikalische Tickets durch Dienstleister. Und vor Ort gab es den Zwang, online erworbene Zutrittsberechtigungen in zutrittsfähige physikalische Tickets umzutauschen.

Erst mit der Verbreitung des QR-Codes hat sich die digitale Welt des Online-Ticketkaufs auf ideale Weise mit dem physikalischen Zutritt vor Ort verbinden lassen. Rückblickend ist die Einführung dieser Technologie, die sich in Deutschland ab ca. 2007 verbreitet hat, ein ganz wesentlicher Beitrag zur Digitalisierung des Besuchermanagements gewesen.

Wilhelm Halling skizziert die Herausforderungen der Digitalisierung für die Messebranche (Quelle: dimedis)

Ab 2012, also gerade mal vor vier Jahren, hat Apple mit der Funktion „PassBook“, heute „PassWallet“, die Verwendung von QR-Codes auf Mobiltelefonen ermöglicht. Seit dieser Innovation lässt sich vom Ticketkauf bis zum Zutritt der gesamte Prozess digital abbilden.

Der Vorteil liegt auf der Hand: Online verkaufte Tickets müssen eben nicht mehr vor Ort verkauft werden. Der Aufwand für die Installation und den Betrieb von Kassensystemen lässt sich erheblich reduzieren. Gleichzeitig wird ein erheblicher Anteil des Ticketumsatzes bereits vor der Veranstaltung eingenommen.

Und – last but not least – lässt sich aus dem Kauf- und Registrierverhalten der Besucher eine zunehmend belastbare Aussage über die zu erwartende Besucheranzahl bei Folgeveranstaltungen ermitteln.

Damit ist die Digitalisierung des Besuchermanagements im Vorfeld einer Veranstaltung bis zum Zutritt weitestgehend vollzogen.

Wie geht es weiter?

Halling sieht die Zukunft der Digitalisierung des Besuchermanagements  in der vernetzten Kommunikation auf dem Messegelände, also „Vor Ort“ sowie nach der Veranstaltung,  „Post Event“. Immer wenn ein Besucher mit der Veranstaltung oder dem Veranstalter direkt in Verbindung kommt, sprechen die Marketingspezialisten von Kontaktpunkten, den Touchpoints.
Diese Touchpoints sind der OnlineShop, die Online-Registrierung und der Zutritt zur Veranstaltung. Mehr oder weniger sind damit aktuell die Touchpoints zwischen Veranstalter und Besucher erschöpft.

Zukünftig wird uns vor allem die Weiterentwicklung der Technologie helfen, weitere Touchpoints zwischen Besucher und Veranstalter aufzubauen: Digitales Leadtracking hilft dem Veranstalter zu verstehen, wen Besucher auf der Veranstaltung besuchen.

Digitale Wegeleitung und digitale Besucherinformation helfen dem Veranstalter zu lernen, wer und was von wem gesucht wird – eine ungemein wichtige Information für die zukünftige Planung von Veranstaltungen. Von dieser Entwicklung profitieren alle Beteiligten:
Beide, Besucher und Veranstalter bekommt schneller bessere Informationen.

Dies gilt besonders dann, wenn im Vorfeld der Veranstaltung durch die Beantwortung von Strukturfragen das Interessensprofil eines Besuchers bekannt ist.

Nach der Messe

Besonders hebt Halling die „Post Event“ Touchpoints hervor, der Kontakt zwischen Besucher und Veranstalter nach einer Veranstaltung. Die Auswertung der Internetseiten von Veranstaltungen zeigt, dass wenige Monate bzw. wenige Wochen vor der Veranstaltung die Zugriffszahlen stark ansteigen. Nach Ende der Veranstaltung sinken die Zugriffszahlen innerhalb weniger Tage rapide ab. In der Zeit bis zur nächsten Veranstaltung gibt es wenig Kontakt zwischen Veranstalter und Besucher. Hier liegt jedoch ein enormes Potential.

Eine stark wachsender Anteil der Messebesucher kommt schon jetzt aus der sogenannten „Generation Y“. Zeitlich sortiert man hier Menschen ein, die von etwa 1980 bis 1999 geboren wurden. Diese Gruppe ist mit dem Internet aufgewachsen; die Zeit vor dem Internet kennen sie nur noch aus Erzählungen. Insbesondere die Nutzung von mobiler Kommunikation und von sozialen Netzwerken nicht nur im privaten, sondern auch im beruflichen Umfeld ist für „Digital Natives“ eine absolute, tägliche Selbstverständlichkeit. Zwischen Online und offline wird nicht mehr unterschieden. Zukünftig wird es also wichtig sein, diese Besucher für seine Veranstaltung zu begeistern! Dazu braucht es zwingend den Einsatz der Kommunikationswege, die diese Personengruppe beherrscht wie keine Generation vor ihnen. Es gibt keinen Grund, Soziale Netzwerke und die permanent zur Verfügung stehenden Informationen des Internets als Bedrohung zur „klassischen Messewirtschaft“ zu sehen. Die Herausforderung besteht darin, die traditionellen Methoden und Werkzeuge für die erfolgreiche Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen mit den Möglichkeiten, die das Internet, die mobile Kommunikation und die Sozialen Netzwerke bieten, intelligent zu verknüpfen.

Die FAMA-Tagung findet zweimal jährlich statt und wird in Kooperation mit dem deutschen Fachverlag GmbH m+a veranstaltet.